Phần mềm quản lý thư viện Oliver tại Hệ thống Trường Quốc tế Việt Úc (VAS)

Với một hệ thống trường quốc tế có quy mô lớn như VAS, việc vận hành thư viện không chỉ dừng lại ở quản lý sách mà còn là bài toán về đồng bộ dữ liệu, tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm học tập cho học sinh.

VAS hiện có nhiều cơ sở tại TP. Hồ Chí Minh, mỗi cơ sở đều có thư viện riêng. Điều này dẫn đến một số vấn đề quen thuộc:

• Dữ liệu phân tán, khó quản lý tập trung
• Quy trình mượn – trả chưa đồng nhất
• Khó chia sẻ tài nguyên giữa các campus
• Trải nghiệm tra cứu của học sinh còn hạn chế

Đó cũng là lý do VAS quyết định triển khai một hệ thống phần mềm quản lý thư viện hiện đại, có khả năng vận hành xuyên suốt toàn hệ thống.

Giải pháp được lựa chọn: Phần mềm quản lý thư viện Oliver

Sau quá trình đánh giá, VAS lựa chọn phần mềm quản lý thư viện Oliver – một nền tảng đã được triển khai rộng rãi tại các trường quốc tế.

Điểm quan trọng của Oliver không nằm ở việc “quản lý sách”, mà là khả năng:

• Vận hành đa chi nhánh trên một hệ thống duy nhất
• Chuẩn hóa nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế
• Kết nối thư viện vật lý và thư viện số
• Tối ưu trải nghiệm người dùng (học sinh – giáo viên)

Phạm vi triển khai tại Hệ thống Trường Quốc tế Việt Úc (VAS)

Dự án được triển khai đồng bộ tại 6 cơ sở của VAS, bao gồm:

• Sunrise (Quận 7)
• Ba Tháng Hai (Quận 10)
• Hoàng Văn Thụ (Phú Nhuận)
• Garden Hills (Gò Vấp)
• Sala (TP. Thủ Đức)
• Riverside (Quận 7)

Toàn bộ hệ thống được đưa vào vận hành chính thức (Go-live) từ ngày 01/08/2025 .

Điểm đáng chú ý là tất cả các campus đều sử dụng chung một nền tảng, nhưng vẫn đảm bảo vận hành độc lập khi cần thiết.

Các tính năng cốt lõi được triển khai

Hệ thống Oliver tại VAS được cấu hình đầy đủ các module quan trọng, bao gồm:

• Quản lý bổ sung tài liệu
• Biên mục theo chuẩn MARC21
• Quản lý kho và kiểm kê
• Mượn – trả – gia hạn tài liệu
• Đặt mượn trước (reservation)
• Tra cứu OPAC trực tuyến
• Gửi thông báo qua email/SMS
• Quản lý người dùng theo nhóm
• Kết nối dữ liệu qua chuẩn Z39.50
• Tự mượn – trả (self-check)

Những tính năng này giúp thư viện chuyển từ mô hình truyền thống sang mô hình tự động hóa và số hóa toàn diện.

Xem chi tiết phần mềm quản lý thư viện Oliver

Thư viện VAS – từ không gian học tập đến hệ sinh thái tri thức

Tại VAS, thư viện không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ sách mà còn là một phần quan trọng trong môi trường học tập quốc tế. Mỗi campus đều được đầu tư không gian thư viện hiện đại, thân thiện, khuyến khích học sinh chủ động tìm kiếm và khám phá tri thức.

Việc triển khai phần mềm quản lý thư viện Oliver giúp kết nối các thư viện này thành một hệ thống thống nhất, nơi tài nguyên không còn bị giới hạn trong từng cơ sở mà có thể chia sẻ linh hoạt trên toàn hệ thống.

Lợi ích trực tiếp đối với thư viện

Từ góc độ vận hành thư viện, hệ thống Oliver mang lại những thay đổi rõ rệt:

• Quản lý tập trung, vận hành dễ dàng: Thủ thư có thể quản lý toàn bộ tài nguyên từ một hệ thống duy nhất, giảm đáng kể thời gian xử lý công việc thủ công
• Kiểm kê nhanh và chính xác: Việc theo dõi tình trạng tài liệu, số lượng, vị trí trở nên minh bạch và chính xác hơn
• Giảm thất thoát tài liệu: Nhờ hệ thống theo dõi mượn – trả và nhắc hạn tự động
• Chuẩn hóa nghiệp vụ thư viện: Dữ liệu được tổ chức theo chuẩn quốc tế, dễ dàng mở rộng và tích hợp
• Tăng khả năng phục vụ bạn đọc: Thư viện phục vụ được nhiều người hơn, nhanh hơn, với trải nghiệm tốt hơn

Quan trọng hơn, thư viện không còn là “bộ phận hỗ trợ”, mà trở thành một trung tâm học liệu chủ động, góp phần trực tiếp vào chất lượng giảng dạy và học tập của nhà trường.

VAS nhận được gì sau khi triển khai?

Mọi dữ liệu được “gom về một nơi”

Thay vì mỗi cơ sở quản lý riêng lẻ, toàn bộ dữ liệu thư viện được tập trung trên một hệ thống.

Điều này giúp:

• Ban quản lý theo dõi tổng thể toàn hệ thống
• Dễ dàng thống kê, báo cáo
• Giảm sai sót do nhập liệu trùng lặp

Học sinh tra cứu nhanh hơn, dễ hơn

Chỉ cần vài thao tác, học sinh có thể:

• Tìm kiếm tài liệu trên toàn hệ thống
• Biết chính xác sách đang ở cơ sở nào
• Đặt mượn trước ngay trên hệ thống

Thư viện không còn là “phòng sách”, mà trở thành cổng truy cập tri thức.

Giảm tải cho cán bộ thư viện

Các công việc thủ công như:

• Ghi chép mượn trả
• Nhắc hạn trả sách
• Kiểm kê

được tự động hóa gần như hoàn toàn.

Cán bộ thư viện có thể tập trung vào các hoạt động giá trị cao hơn như hướng dẫn học sinh, phát triển tài nguyên.

Sẵn sàng cho thư viện số

Oliver không chỉ quản lý sách giấy mà còn hỗ trợ:

• Tài liệu số
• Học liệu điện tử
• Kết nối nguồn dữ liệu bên ngoài

Đây là nền tảng quan trọng để VAS phát triển thư viện số trong tương lai.

Cách dự án được triển khai

Dự án không chỉ là cài phần mềm, mà được thực hiện theo từng bước rõ ràng:

• Khảo sát & phân tích
• Đánh giá hiện trạng dữ liệu và quy trình tại từng campus.
• Cài đặt & cấu hình
• Thiết lập hệ thống phù hợp với mô hình vận hành của VAS.
• Chuyển đổi dữ liệu
• Quá trình này kéo dài khoảng 7 tuần, đảm bảo dữ liệu sạch và chính xác .
• Đào tạo người dùng
• Đội ngũ thư viện được đào tạo để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
• Go-live & hỗ trợ
• Hệ thống đi vào vận hành chính thức, kèm theo hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

Điểm khác biệt của dự án

Điều làm dự án này nổi bật không phải là quy mô, mà là cách triển khai:

• Không làm riêng lẻ từng thư viện → mà triển khai toàn hệ thống
• Không chỉ số hóa dữ liệu → mà chuẩn hóa vận hành
• Không chỉ phục vụ quản lý → mà nâng cao trải nghiệm học sinh

Kết luận

Việc triển khai phần mềm quản lý thư viện Oliver tại VAS không chỉ giải quyết bài toán vận hành, mà còn mở ra một cách tiếp cận mới cho thư viện trong trường học.

Thư viện giờ đây không còn là nơi lưu trữ, mà trở thành một phần trong hệ sinh thái học tập số – nơi học sinh có thể tiếp cận tri thức một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn.

👉 Sao Mai Education Group sẵn sàng đồng hành cùng nhà trường trong quá trình triển khai và vận hành.